Neu im Versicherungsmakler-Programm Agentura

Hier können Sie sich einen Überblick verschaffen, welche Änderungen an Agentura vorgenommen wurden. Die beinhaltet sowohl technische Neuerungen, sowie Fehlerbeseitigungen.

Im Regelfall erscheinen 3-4 Updates pro Jahr für die Kundenverwaltung, die Provisionsverwaltung, Dokumentenverwaltung, den Dokflow-Manager oder für die zahlreichen Schnittstellen. In manchen Jahren haben wir aber auch bis zu 10 Updates veröffentlicht, um beispielsweise bei Gesetzesänderungen neue Funktionen oder Workflows in das Agenturverwaltungssystem zeitnah zu integrieren.

Insbesondere integrieren wir seit Jahren mehr und mehr Schnittstellen zu anderer Versicherungsmaklersoftware wie Vergleichsrechner und Beratungstools. Sie werden kaum eine andere vergleichbare Softwarelösung finden, die eine vergleichbare Schnittstellenzahl und Funktionalität bietet.

Mit Agentura werden Sie immer die neuesten Technologien nutzen können. Agentura verfügt jetzt über die DokFlow-Technologie, welche eine automatisierte Verarbeitung von fast allen Dokumenten ermöglicht, egal ob es sich um Faxdokumente, gescannte Briefe, Emails oder elektronische Dokumente handelt, welche Sie über die BiPro Schnittstelle via EasyLogin, zeitsprung-Client oder B-tix Client erhalten. Mit DokFlow können nicht nur PDF Dateien sondern auch BMP, TIFF, JPG und JPEG Dateien verarbeitet werden.

Zur Information: das DokFlow-Manager-Update wird zusammen mit dem Agentura-Update ausgeliefert.

• Neue Tabs auf der Hauptansicht, dem Hauptformular, der Hauptmaske
• Backup- und Datensicherungs-Hinweis auf dem Hauptformular gut sichtbar gemacht
• Korrekturen bei Hauptformular, Kundenformular, Gesellschaftenformular
• Sicherheitsabfrage bei Dokumentlöschschutz und Änderungsschutz integiert
• Allgemeine Korrekturen
• Fehler in Vertragsansicht behoben

• Demo-Version / kostenlose Version erlaubt jetzt 50 Kundenstämme statt 25 Kundenstämme

• Fehler beim Anzeigen von Formular / Fenster / Maske "Einstellungen -> Optionen" behoben
• Fehler beim Abbruch eines Schnellmerker-Eintrages behoben
• Weitere Merklisten- und Schnellmerker-Funktionen hinzugefügt
• Merklisten- und Schnellmerkeransicht optimiert

• Änderungsmitteiling Bank Fehler bei leerer Tabelle behoben
• Vermittler Vertrag: Workflow sicherer und einfacher gestaltet
• Verschiedene Rechtschreibfehler behoben
• Infoakte: Fehler bei der Suche nach Sortierung "Gesellschaft" behoben.
• Infoakte: Such-Kriterien optimiert

• DSGVO Optimierung Änderungsmitteilung Bankverbindung

• Kundenakte: Neuer Begriff "Gesundheit" in Kontaktart und neuer Anzeige-Filter
• Kundenakte: Neuer Filter für individuelle Begriffe in "Kontaktart"
• Kunden Familie: Identität zu kleine Felder vergrößert
• Kunden Familie: Tabfolge korrigiert
• Kunden Familie: Fehler in Optionen bei der Suche nach Namen behoben
• Kundensuche und komplexe Kundensuche optimiert
• Kundensuche und komplexe Kundensuche jetzt beide immer erreichbar vom Hauptformular
• Kundenformular Fensterkopfzeile zeigt nun korrekten aktiven Kunden
• Verstorbene Personen können nicht mehr in eine Geburtstagsliste selektiert werden
• Fensterposition Kunden
  Fenstergröße und Position werden jetzt gespeichert
  Strg + Alt + S Setzt das Kundenformular in den Standardzustand, falls es ausversehen auf einem nicht vorhandenen Monitor sein sollte
  Im Kundenform Hauptmenü ist auch der Eintrag: "Standardansicht einschalten"
• Falsche Fensterbeschriftung Kunden zusammenlegen behoben
• Kunden: Speicherung und Verarbeitung von Diversen Geschlechtern integriert
• Kunden: Ansprache, Postanschrift und Briefanrede für Diverse Geschlechter integriert
• Datenbankeinträge für Diverse Geschlechter erzeugt und integriert

• Gesellschaften: Sprung mit Enter von Suche zur Übersicht und Sprung mit Enter von Übersicht in Stamm
• Neue Kontaktart "Historie" in Gesellschaft -> Akte hinzugefügt
• Automatisches Speichern und Schutz vor Datenverlust in Kunden, Gesellschaften, Vermitttler und Infoakte zugefügt
  weitere folgen
• Fehlerhafter Workflow in Kontrollbedürftige Verträge behoben
• Datenexport in Zahlungseingänge von Gesellschaften wiederhergestellt

• Hardcopy Druckfunktion Kunden, Vermittler, Gesellschaften auf neue Formulargrößen angepasst
• optische Verbesserungen für bessere Übersicht im Hauptmenü

BugFix für die Version 9.22.7.100 MM  

Folgendes wurde korrigiert:

• Hauptmaske \ Hauptformular
  Beim Verkleinern sprang Agentura auf den anderen Monitor. Wer keinen zweiten Monitor hat, bei dem war Agentura "verschwunden" und lag lediglich unten in der Task-Leiste.
• Provisionsverwaltung - Seite Vorbuchungen & Berechnungen
  Die eingestellte VM-Berechnungsweise merkt sich Agentura nun und das Feld wurde verlängert. Man kann jetzt die Einstellung komplett sehen.
• Vermittler-Stamm
  Die Feldbezeichnung USt-ID war leicht verdeckt - nun nicht mehr.
• Externe Programme
  Da war einiges durcheinander gekommen und es wurden falsche Button-Bezeichnungen angezeigt. Dies wurde korrigiert.
• agenturafirmalogo im Abfragen-Verzeichnis
  Bei wem hier ein Firmenlogo hinterlegt ist, wird dieses nun wieder angezeigt. Die Platzierung des Logos wird in folgenden Updates noch eimal optimiert.
• Kunden Stamm - Selektionsmerkmale
  Hier ist ein kleines Info-Fenster eingefügt worden. Es geht hierbei um die Autovervollständigung eines bereits erfassten Selektionsmerkmales. In dem kleinen Info-Fenster ist nun beschrieben, wie Sie der Autovervollständigung aus dem Weg gehen können.
• Automatisches Eintragen der Bank-Namen funktionierte nicht richtig
  Der Bankname wird nun anhand der IBAN automatisch bei TAB ermittelt.
• Vermittler - Seite Stamm
• Gesellschaften - Seite Stamm
• Datenbankkonfiguration
  Auch dieses kleine Fenster ging auf dem falschen Monitor auf und es sah so aus, als würde es sich nicht öffnen, falls kein zweiter Monitor vorhanden ist.

Agentura 9MM ist eine neue und von Grund auf überarbeitete Version. Die gesamte Programmoberfläche wurde grafisch erneuert, was eine deutlich bessere Bedienung ermöglicht.

• Felder und Eingabefelder sind größer
• Textdarstellung ist größer
• Neue Farben grenzen alles besser ab
• Formulare sind größer und vereinheitlicht
• optische Erfassung der Formulare wurde deutlich verbessert
• Schaltflächen sind markanter Beschriftet

• Windows 11 Funktionalität ist gegeben
• Windows Server Funktionalität bis Win 2022 ist gegeben

• automatische Updateprüfung wurde integriert
• automatisierte Updateinstallation wurde eingeführt
• individuelle Farbeinstellungen wurden eingeführt
• Tabellen und Panelprositionen werden individuell gespeichert
• Icons und grafische Symbole erneuert
• Logoverarbeitung von BMP zu JPEG erweitert

• Terminübertragung zu Outlook verbessert
• Betreff kann nun optional an Outlook übergeben werden
• ein- und ausschaltbare Panels auf dem Haupformular
• alle Fenster und Formulare haben neue Scrollfunktionen
• Neue Notizfunktion im Hauptformular
• Neue Datensicherung mit erweiterten Backups
• Dublettensuche wurde komplett erneuert

Und viele weitere Neuerungen und Verbesserungen, sowie Fehlerbehebungen haben wir in den letzten Monaten realisiert.

DSGVO konforme Löschung bzw. Anonymisierung von Personendaten: Es können sowohl einzelne Personen (Familienmitglieder/Firmenmitarbeiter) als auch komplette Kundenstämme in der Kundenverwaltung DSGVO konform gelöscht oder die Personendaten anonymisiert werden. Hierzu gibt es eine neue Maske, die sich automatisch beim Löschen von Personen und Kundenstämmen öffnet und in der konfiguriert werden kann, welche Daten gelöscht und welche anonymisiert werden sollen. Da es verschiedene Möglichkeiten gibt, Personendaten zu löschen oder zu anonymisieren, prüft Agentura hierbei Ihre Einstellungen auf Konformität und signalisiert dies entsprechend mit dem DSGVO-Siegel.

Die Löschung bzw. Anonymisierung wird protokolliert und in der Kundenakte festgehalten, sofern keine vollständige Löschung des Kundenstammes erfolgt, wobei im Protokoll selber keine persönlichen Daten des Kunden aufgenommen werden. Die Anonymisierung der Daten hat gegenüber einer vollständigen Löschung einen gravierenden Vorteil: rückwirkende Umsatzberichte, Provisions- und Produktionsauswertungen werden durch die vollständige Löschung verfälscht. Werden die Daten hingegen anonymisiert, so fließen diese weiterhin in die entsprechenden Auswertungen und Statistiken ein! Kunden mit einem Wartungsvertrag erhalten dieses Update wie alle anderen Updates auch kostenlos.

Wenn Sie keinen Wartungsvertrag haben, dann können Sie das Update kostengünstig bestellen: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. Auskunft gespeicherter personenbezogener Daten mit nur einem Mausklick: Agentura sammelt alle Daten zu einem Kunden zusammen, die in der Datenbank gespeichert sind. Auch Akteneinträge, Schadendaten und Dokumente werden hierbei berücksichtigt und in einer neutralen Textdatei zusammengefaßt. Falls ein Kunde Auskunft über seine Person gespeicherten Daten haben will, so müssen Sie dem Kunden diese Informationen nach der DSGVO liefern - mit Agentura können Sie diese Informationen innerhalb von Sekunden dem Kunden mit nur einem Mausklick geben.

Datenbank mit Datendiebstahl-Sperre: Mit der neuen Version kann die Datenbank gegen Diebstahl gesichert werden. Ob nun Ihr PC/Notebook geklaut wird oder ein Mitarbeiter eine unerlaubte Kopie der Datenbank erstellt, um diese dann beispielsweise mit einer Testlizenz zu öffnen, kann nun wirksam mit einer Datenbanksperre entgegengewirkt werden. Insbesondere sollte eine Datenbanksperre immer erfolgen, wenn ein Mitarbeiter mit einer Notebookversion aus dem Unternehmen ausscheidet. Wenn Sie als unserer Kunde den Verdacht haben, dass eine nicht legale Kopie der Datenbank erstellt wurde oder bei Ihnen eigebrochen wurde und Ihr Server gestohlen wurde, dann sollten Sie uns unverzüglich kontaktieren, damit wir die Datenbanksperre durchführen können. Wir können diese immer implementieren, egal ob Sie wissen wo die illegale Kopie sich befindet oder nicht bzw wo Ihr gestohlener Server ist. Sobald diese implementiert ist, ist ein Zugriff auf die Daten mit Agentura nicht mehr möglich und Ihre Daten in der Kundenverwaltung sind geschützt. Wir berechnen Ihnen hierfür jeweils einmalig 39,-€ zzgl. MwSt. Wie diese Datenbanksperre technisch funktioniert bleibt unser Betriebsgeheimnis.

Wir haben in Agentura nun auch den Import und die automatische Verarbeitung von Honoraren integriert. Damit können in Agentura ab jetzt nicht nur die laufenden Courtagen sondern auch die Honorare automatisch importiert werden.

Der DokFlow-Manager verfügt jetzt über weitere 30 Dokumenterkennungs-Routinen. Die durchschnittliche Verarbeitungsgeschwindigkeit eines Dokumentes durch den DokFlow-Service liegt z.Z. bei ca 2-3 Minuten. Bei einem sehr hohem Dokumentaufkommen bei ca. einer Stunde. Damit ist die Zeit gemeint zwischen dem Versand an den DokFlow-Service und dem Empfang der Daten. Und das ist natürlich abhängig vom gesamten Dokumentenaufkommen aller Nutzer.

Einige kleinere Bugs im Bereich Schadenverwaltung wurden beseitigt und einige Berichte wurden auch im Hinblick auf die Auswertung von Honoraren angepasst.

Gesellaschften per Mausklich aufsplitten: Mit dieser neuen Funktion in der Gesellschaftsmaske sparen Sie einfach viel Zeit, wenn Gesellschaften einzelne Sparten auslagern.

Sie wählen nur noch die Gesellschaft aus, welche den Bestand auslagert, die entsprechenden Sparten und die neue Gesellschaft. Agentura schlüsselt dann automatisch die Tarife, Verträge, Provisionsvereinbarungen und Provisionsvorberechnungen um.

Die Software AGENTURA bewerkstelligt das in atemberaubender Zeit, Dank einer gut durchdachten Datenbankstruktur, ausgereiften Speichermanagement und einer idealen Programmierung.

DSGVO konformer Versand von Emails: Wenn es um den Schutz personenbezogener Daten von Kunden und Mitarbeitern geht, dann spielt auch der Versand von Emails eine große Rolle.

Mit Agentura können Sie nun alle Emails und alle Emailanhänge verschlüsselt verschicken. Dabei können Sie entscheiden, ob nur die Anhänge verschlüsselt und Passwort geschützt werden sollen oder auch der gesamte Text Ihrer Mail. Wenn Sie auch den MAiltext verschlüsseln, so kann der Text in ein Hintergrund PDF eingebettet werde, was sehr professionell und ansprechend erscheint. Als Passwort kann wahlweise die Kundennummer bzw. Mitarbeiternummer, die interne Kundennummer, die PLZ oder ein sonstiges Passwort verwendet werden. Ferner kann der Email automatisch ein Link-Text angefügt werden, damit der Kunde bzw. Mitarbeiter das zum lesen notwendige Passwort anfordern kann, bzw. nach einer Sicherheitsabfrage angezeigt bekommt.

Keine Installation von Zertifikaten, unkompliziert und sicher - einzige Voraussetzung: es muss eine Zusatzsoftware, der PDFCreator, auf dem Computer installiert sein/werden. Der PDFCreator FREE ist kostenlos erhältlich: www.pdfforge.org/pdfcreator)>

Unternehmensbewertungs und Mitarbeiterkennzahlen-Modul: mehr als 60 leistungsstarke grafische Auswertungen geben Ihnen tiefe Einblicke in die Kunden- und Vertragsstruktur, zur Kundenbindung und Vertragstreue, Schadenaufkommen, Entwicklung des Neugeschäftes und des Bestandes, Zusammensetzung der Provisionserlöse und vieles mehr.

Die Unternehmens- und Mitarbeiterkennzahlen werden aus einer Vielzahl von Daten ermittelt und grafisch aufbereitet. Anfänglich sind dies 64 verschiedene Grafiken, welche Sie ausdrucken oder auch kopieren können, um diese dann beispielsweise in Monats-, Quartals- oder Jahresberichten aufzunehmen. In den kommenden Monaten werden nach und nach weitere Auswertungen integriert.

DSGVO konforme Löschung bzw. Anonymisierung von Personendaten: Es können sowohl einzelne Personen (Familienmitglieder/Firmenmitarbeiter) als auch komplette Kundenstämme in der Kundenverwaltung DSGVO konform gelöscht oder die Personendaten anonymisiert werden. Hierzu gibt es eine neue Maske, die sich automatisch beim Löschen von Personen und Kundenstämmen öffnet und in der konfiguriert werden kann, welche Daten gelöscht und welche anonymisiert werden sollen.

Da es verschiedene Möglichkeiten gibt, Personendaten zu löschen oder zu anonymisieren, prüft Agentura hierbei Ihre Einstellungen auf Konformität und signalisiert dies entsprechend mit dem DSGVO-Siegel. Die Löschung bzw. Anonymisierung wird protokolliert und in der Kundenakte festgehalten, sofern keine vollständige Löschung des Kundenstammes erfolgt, wobei im Protokoll selber keine persönlichen Daten des Kunden aufgenommen werden.

Die Anonymisierung der Daten hat gegenüber einer vollständigen Löschung einen gravierenden Vorteil: rückwirkende Umsatzberichte, Provisions- und Produktionsauswertungen werden durch die vollständige Löschung verfälscht. Werden die Daten hingegen anonymisiert, so fließen diese weiterhin in die entsprechenden Auswertungen und Statistiken ein! Kunden mit einem Wartungsvertrag erhalten dieses Update wie alle anderen Updates auch kostenlos. Wenn Sie keinen Wartungsvertrag haben, dann können Sie das Update kostengünstig bestellen: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. Auskunft gespeicherter personenbezogener Daten mit nur einem Mausklick: Agentura sammelt alle Daten zu einem Kunden zusammen, die in der Datenbank gespeichert sind. Auch Akteneinträge, Schadendaten und Dokumente werden hierbei berücksichtigt und in einer neutralen Textdatei zusammengefaßt. Falls ein Kunde Auskunft über seine Person gespeicherten Daten haben will, so müssen Sie dem Kunden diese Informationen nach der DSGVO liefern - mit Agentura können Sie diese Informationen innerhalb von Sekunden dem Kunden mit nur einem Mausklick geben.

Datenbank mit Datendiebstahl-Sperre: Mit der neuen Version kann die Datenbank gegen Diebstahl gesichert werden. Ob nun Ihr PC/Notebook geklaut wird oder ein Mitarbeiter eine unerlaubte Kopie der Datenbank erstellt, um diese dann beispielsweise mit einer Testlizenz zu öffnen, kann nun wirksam mit einer Datenbanksperre entgegengewirkt werden. Insbesondere sollte eine Datenbanksperre immer erfolgen, wenn ein Mitarbeiter mit einer Notebookversion aus dem Unternehmen ausscheidet. Wenn Sie als unserer Kunde den Verdacht haben, dass eine nicht legale Kopie der Datenbank erstellt wurde oder bei Ihnen eigebrochen wurde und Ihr Server gestohlen wurde, dann sollten Sie uns unverzüglich kontaktieren, damit wir die Datenbanksperre durchführen können. Wir können diese immer implementieren, egal ob Sie wissen wo die illegale Kopie sich befindet oder nicht bzw wo Ihr gestohlener Server ist. Sobald diese implementiert ist, ist ein Zugriff auf die Daten mit Agentura nicht mehr möglich und Ihre Daten in der Kundenverwaltung sind geschützt. Wir berechnen Ihnen hierfür jeweils einmalig 39,-€ zzgl. MwSt. Wie diese Datenbanksperre technisch funktioniert bleibt unser Betriebsgeheimnis.

Beim Mitteilungsversand von Adress- und Bankverbindungsänderungen erhalten Sie nun zunächst eine Liste der betroffenen Gesellschaften bzw. Verträge und Sie können nun sehr einfach Verträge vom automatischen Mitteilungsversand ausschließen.

Beim DokFlow-Manager wird nun auch das Kfz-Kennzeichen zur automatischen Dokumentenzuordnung genutzt. Wenn Sie im Agentura das Kfz-Kennzeichen im einem der beiden Risikofelder in der Vertragsansicht eingetragen haben, so werden Dokumente, welche das Kfz-Kennzeichen beinhalten durch den DokFlow-Manager auch dann automatisch richtig zugeordnet, wenn Sie die Vertragsnummer in Agentura noch nicht erfasst haben. Bei der Zuordnung anhand des Kfz-Kennzeichens wird dann der Vertrag automatisch mit der Versicherungsscheinnummer ergänzt. Dies bedeutet für Sie, dass Sie zuünkftig noch weniger Dokumente per Hand zuordnen müssen.

Wir haben den DokFlow-Manager mit einer erweiterten Logik zur Erkennung von Vertragsnummern und automatischen Dokumentenzuordnung ausgestattet. Auch bei starken Abweichungen von erfassten und mit Dokumenten gelieferten Versicherungsnummern erfolgt eine automatische Zuordnung zum Vertrag oder Schaden bis zu 96 Prozent.

Die Lieferungen der Vertragsnummer im GDV-Format unterscheidet sich oftmals erheblich von den auf Dokumenten ausgewiesenen Versicherungsscheinnummern. Mit der erweiterten DokFlow-Logik werden nun auch diese Dokumente richtig vollautomatisch zugeordnet.

Agentura beinhaltet jetzt den DokFlow-Manager zur automatisierten Verarbeitung von Versicherungspolicen, Nachträgen, Schäden, Schriftwechsel, Brief, Fax oder Emails nach der BiPro-Norm. Aber auch Dokumente im BMP, JPG, JPEG, TIF, TIFF Format wie natürlich alle PDF-Dokumente kann der DokFlow-Manager verarbeiten.

Der Agentura DokFlow-Manager kann also nicht nur die Dokumente von den Gesellschaften sondern fast Ihre gesamte Hauspost automatisch beim richtigen Kunden oder Vertrag ablegen. Unser DokFlow-Analytics-Service hat in den ersten 14 Tagen mehr als 27.000 Dokumente verarbeitet. Die Vertragsnummern Erkennungsquote lag bei 96 Prozent und die Vorgangserkennung bei 93 Prozent. Wir sind sehr zuversichtlich, dass wir bis Jahresende eine Erkennungsquote von mindestens 98 Prozent erreichen werden.

Änderungsmitteilung der neuen Anschrift oder einer neuen Bankverbindung von Kunden können jetzt wahlweise an die relevanten Gesellschaften per Brief, Fax oder Email gesendet werden. Der Versand per Email erfolgt über Ihr MSOutlook im Hintergrund. In der Kundenakte erfolgt automatisch ein Eintrag mit Detailangaben zu den verschickten Mails. Dieser Akteneintrag erfolgt aber auch, wenn die Änderungsmitteilungen beispielsweise ausgedruckt werden.
Damit der Versand per Email erfolgen kann, ist es wichtig, dass auf der Stammseite der Gesellschaften eine Emailadresse hinterlegt ist.

Anbindung an AppRiori und die Klara App der Rechtsanwaltskanzlei Michaelis: Als Ergänzung zu unserem eigenen System haben nun Kunden unserer Versicherungsmakler Software Agentura eine weitere herausrangede App für die Kundenbindung. Die Klara App bietet dem Versicherungsakler höchstmögliche Rechtssicherheit. Agentura übergibt die Kunden- und Vertragseckdaten an Klara. Der Endkunde des Makler, kann selber auch Verträge zu den bereits durch Agentura vorgefüllten Verträgen erfassen, welche in nächster Zukunft wiederum in Agentura übernommen werden können.

Mailversand via MS Outlook mit automatischem Import der original Email in die Dokumentenverwaltung von Agentura: Jede aus Agentura via MS Outlook verschickte Mail wird nun automatisch im Hintergrund beim Kunden, Vertrag, Schaden, Vermittler oder Gesellschaft in der Dokumentenverwaltung hinterlegt.

Neue Schnittstelle zu NAFI-Online: Mit Agentura übergeben Sie nun per Mausklick alle für einen Vergleich relevanten Daten, wie Halter- und Fahrzeugdaten.

Neue Schnittstelle zu KuBAss dem Beratungsassitenten für Versicherungsmakler mit Übergabe der Personendaten aller Familienmitglieder.

Neue Schnittstelle zum Finanzplaner24 Professional: der umfassenden Beratungs- und Analysesoftware für Versicherungsmakler mit Übergabe der Personen- und Vertragsdaten.